Hybride Zusammenarbeit ist für viele Unternehmen Alltag geworden. Gerade deshalb sollten sie ein digitales Leitbild, einen gesunden Umgang mit Technologien und mehr digitale Kompetenz fördern.
Nach New Work lautet der Begriff der Stunde New Digital Work. Darunter wird eine gezielte Verbindung von digitaler, agiler, selbstbestimmter und flexibler Arbeit gefasst. Eine aktuelle Studie des Fraunhofer-Instituts hat jüngst untersucht, was die Veränderung hin zu New Digital Work für Mitarbeitende und Unternehmen bedeutet. Ein Kernergebnis: Es ist wichtig, dass sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte die Veränderungen anerkennen, den Wandel zu New Digital Work akzeptieren und die Bereitschaft sowie Motivation aufbringen, den Wandel voranzutreiben und mitzugestalten. New Digital Work braucht somit eine Veränderung der Unternehmenskultur.
Orientierung geben im New Normal
Wie ein Unternehmen diesen Wandel gezielt unterstützen und begleiten kann, zeigt die Patent- und Rechtsanwaltskanzlei Maiwald. Noch während der Pandemie wurde dort klar, dass die rund 240 Mitarbeitenden nicht für ihre vollständige Arbeitszeit in die Büros in München und Düsseldorf zurückkehren würden. Zwar sei die Umstellung auf digitales Arbeiten damals gut und schnell gelungen, aber viele Fragen rund um Teamarbeit und digitale Kompetenzen wurden nicht abschließend geklärt.
„Uns war klar, dass wir auf die Fragen rund um digitales Arbeiten langfristig verbindliche Antworten brauchen“, erklärt Dr. Martin Huenges, Partner bei Maiwald, und fügt hinzu: „Das Herzstück unserer Kanzlei sind unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es ist unsere Verantwortung, dass sie ihr persönliches Potential auch mit Blick auf die Herausforderungen der Digitalisierung entfalten können und wir dafür die richtigen Angebote für die Kommunikation in den Teams, die Stärkung der digitalen Kompetenzen und die technische Ausstattung schaffen.“
Aus dieser Verantwortung heraus wurde gemeinsam mit den Arbeitspsychologinnen der ias-Gruppe, Hye-Jung Chung und Dr. Stephanie Tremmel, das Projekt „Digitales Leitbild“ ins Leben gerufen. „Die Medienkompetenz der Mitarbeitenden sollte gezielt ausgebaut und unterstützt werden, damit jeder das passende Handwerkszeug hat, um mit den neuen Anforderungen umzugehen“, erklärt Hye-Jung Chung. „Dazu machen wir aus Organisationen lernende Organisationen, denn eine gesunde Lernkultur ist notwendig, um zukünftig für Veränderungen wie beim Thema Digitalisierung gewappnet zu sein.“
Zusammenspiel von Unternehmen, Teams und Mitarbeitenden
Das Projekt band von Anfang an Vertreterinnen und Vertreter aller Berufsgruppen ein, damit die Mitarbeitenden hinter dem digitalen Leitbild stehen und sich darin wiederfinden können. Lars Weißbach, der das Projekt „Digitales Leitbild“ bei Maiwald leitet, erklärt: „Wir wollten auf alle Fälle vermeiden, dass die Geschäftsführung irgendetwas vorgibt oder überstülpt. Am digitalen Leitbild sollten alle Maiwälder von Anfang an aktiv mitwirken können.“
Dafür wurde das Projekt auf drei Ebenen aufgesetzt:
Auf Unternehmensebene stand das digitale Leitbild, das im gesamten Unternehmen einen Rahmen für gesundes und kompetentes Arbeiten mit digitalen Medien schaffen sollte. Erstellt wurde es partizipatorisch, also in Workshops mit einer durchmischten Gruppe sowie in Feedbackrunden mit allen Mitarbeitenden.
Auf der Teamebene wurden auf Basis des Leitbilds Teamchartas mit konkreten Teamregeln erarbeitet. Dadurch entstand ein gegenseitiges Commitment für den Umgang und die Zusammenarbeit entlang der Frage „Was ist uns wichtig?“
Ergänzt wurden diese beiden Ebenen durch Blended Learning, in dem jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die eigene Medienkompetenz in einer Selbstlernphase in Web-based Trainings stärken und in einem gemeinsamen Onlineaustausch das Wissen vertiefen konnte.
„Viele Unternehmen fragen sich ,Brauchen wir das wirklich?‘, wenn es um digitale Kompetenzen und ein digitales Wertesystem geht“, sagt Dr. Stephanie Tremmel und ergänzt: „Aus Erfahrung wissen wir, dass die Unterschiede im Verständnis von digitaler Arbeit meist erst zutage treten, wenn es ganz konkret wird.“ Daher hat Maiwald ein Projektmanagement eingesetzt. Lars Weißbach berichtet: „Am Anfang wurde das Projekt kritisch beäugt, weil es nichts direkt Greifbares war. Mir war klar, dass wir möglichst viele Kolleginnen und Kollegen zur Mitarbeit motivieren müssen, um am Ende nicht einfach nur ein Stück Papier in der Hand zu haben, sondern eine nachhaltige Veränderung.“ Dabei halfen nach Aussage des Projektleiters besonders die Workshops und Austauschformate, weil sie das Thema greifbar und erlebbar machten. Auch die Feedbackformate wie Onlineumfragen zum Entwurf des digitalen Leitbilds wurden sehr gut angenommen.
Kommunikation als Schlüssel
Einen Teil des bisherigen Projekterfolgs macht die gute und beständige Kommunikation aus. „Ich versuche, die Kolleginnen und Kollegen persönlich abzuholen und immer neue Angebote zu machen, damit es weiter läuft. Transparenz und Kontinuität sind in diesem Projekt wichtig“, sagt Weißbach. Es stecke viel Potential darin, aber es brauche auch Geduld, weil die Veränderungen nicht einfach so passierten. Am Ende komme es dabei auf jede und jeden an, also darauf, ob das digitale Leitbild umgesetzt und auch gelebt werde. Gerade die Führungsebene sei in diesem Prozess maßgebend. Wie diese agiere, habe eine hohe Strahlkraft: „Wenn bereits nur ein Partner oder eine Partnerin nicht mitmacht, wird das ganze Leitbild schnell brüchig. Deswegen versuche ich immer dranzubleiben und mich auch mit kritischen Stimmen intensiv zu beschäftigen. Das ist oftmals gar nicht so einfach und erfordert viel Energie“, so Weißbach.
Digitales Leitbild erinnert an Ziele
Das Projekt „Digitales Leitbild“ bei Maiwald endet im Sommer 2023 – richtig abgeschlossen werde es aber nie sein, vermutet Weißbach. Denn: Die gemeinsame Arbeit am digitalen Leitbild, an den Teamchartas und im Blended Learning haben neuen Austausch und neue Formate ins Leben gerufen. Diese konnte die Kanzlei bereits fest im Alltag verankern. Der Kulturwandel zeigt sich im Kleinen: in hierarchieübergreifenden Meetings, Feedbackrunden und den Aha-Effekten beim Blended Learning. „Viele Sachen, die wir im Rahmen des Leitbilds vereinbart haben, klingen banal“, sagt Lars Weißbach. „Aber wenn man genau hinschaut, setzen wir sie im Alltag nicht immer konsequent um. Das Leitbild und die Teamchartas sollen uns regelmäßig daran erinnern, wie wir zusammenarbeiten möchten.“
Dieser Text entstammt einem Beitrag von der ias-Gruppe, der im Frankfurter Allgemeine Personaljournal erschienen ist. Die Volltextversion des Artikels finden Sie hier.
